Teste se você sabe conduzir uma reunião
Nem sempre saímos de uma reunião com a sensação de que ela foi produtiva. Outras vezes, um encontro leva mais tempo do que o previsto. "Existem erros que são sistematicamente cometidos e que consomem o tempo em reuniões e, pior, geram outras reuniões", diz o consultor carioca Fernando Henrique da Silveira Neto.
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A postura em reuniões é tema de palestras e consultorias do profissional, especialista em desenvolvimento gerencial há mais de 20 anos. E, pasmem, os principais erros continuam os mesmos. E isso independe se você é homem, mulher, chefe ou subordinado.
Para saber se você sabe conduzir uma reunião (ou se comportar nela), marque as respostas que considerar corretas entre as 20 opções abaixo. Em seguida, confira o resultado.
1. Compareça à reunião, mesmo sem conhecer previamente a agenda da mesma.
2. Só comece a reunião quando todos chegarem.
3. A agenda é apenas uma orientação, não um dogma.
4. Minha memória é meu mais fiel cobrador.
5. Convoque uma reunião quando uma decisão envolver muitas pessoas.
6. A reunião deve durar até o assunto ser esgotado.
7. Não há regras a serem seguidas, pois as reuniões acontecem naturalmente.
8. Numa reunião, todos participam do início ao fim.
9. Após tudo ser discutido, a reunião é encerrada.
10. Vamos decidir: convoque uma reunião.
11. Convoque uma reunião mesmo que você já tenha uma opinião formada e tomada sobre o assunto.
12. O local não é importante e sim o que será discutido.
13. Permita que as secretárias transfiram ligações para o local da reunião.
14. Deixe a secretária abrir a porta e anunciar para todos que alguém o chama.
15. As conversas em paralelo devem ser feitas com bastante discrição.
16. Uma agenda de convocação e uma ata no final apenas contribuem para mais papel e mais burocracia.
17. Vamos comer um sanduíche e continuar a reunião, pois não vai dar para almoçar hoje.
18. Se o diretor chamá-lo com urgência durante uma reunião, atenda imediatamente e diga a todos que já volta.
19. Reuniões não necessitam de condução nem de liderança.
20. As reuniões na minha empresa são tão improdutivas que decidimos acabar com elas de vez.
Confira as respostas segundo o livro Outra Reunião?, de Fernando Henrique. E não estranhe: todas estão erradas, sim, apesar de muitas delas retratarem comportamentos tão comuns em reuniões de trabalho. Afinal, quem já não participou de conversas paralelas ou não atendeu ao celular durante o encontro?
1- Compareça à reunião, mesmo sem conhecer previamente a agenda da mesma
ERRADO. Esta receita é excelente para quem quer ouvir o que não deseja. A reunião começa, discute-se o planejamento da nova conta, delibera-se sobre necessidades de investimentos, e no final você se levanta e diz para você mesmo: o que vim fazer aqui se nenhum dos meus assuntos foi discutido?
2- Só comece a reunião quando todos chegarem
ERRADO. Esta receita penaliza os que chegaram no horário. Comece a reunião no horário, com quem estiver presente, e não volte a debater assuntos já vistos só porque alguém acabou de chegar.
3- A agenda é apenas uma orientação, não um dogma
ERRADO. Cuidado para não transformar a reunião em um evento social. A pauta não pode ser interrompida por acontecimentos da vida pessoal dos presentes, palpites pessoais etc. Quando isso acontece, assuntos extras são discutidos e os assuntos mais importantes são deixados de lado. Provavelmente para outra reunião.
4- Minha memória é meu mais fiel cobrador
ERRADO. As pendências e decisões das reuniões devem sempre ser anotadas se não por você por alguém encarregado de fazer esse registro. Não confie 100% na memória correndo o risco de perder prazos ou não cumprir com pontos acordados na reunião.
5- Convoque uma reunião quando uma decisão envolver muitas pessoas
ERRADO. Reuniões com mais de 6 pessoas não são recomendadas, pois isso incentiva conversas paralelas, os assuntos em geral não interessam a todos os presentes e as alçadas de decisões são diferentes. Duas ou mais reuniões com menos pessoas seriam mais produtivas. Outra dica importante é: em reuniões grandes quem fala sempre deve estar em pé para garantir que será o foco da atenção no momento.
6- A reunião deve durar até o assunto ser esgotado
ERRADO. Toda reunião deve ter horário de início e de fim, produzindo discussões mais organizadas e objetivas.
7- Não há regras a serem seguidas, pois as reuniões acontecem naturalmente
ERRADO. Existem regras a serem seguidas, como em qualquer outro evento. Coloque uma bola num campo e apite: possivelmente alguém chutará, outro rebaterá com as mãos, outro estará procurando uma cesta e talvez outro sente na bola.
8- Numa reunião, todos participam do início ao fim
ERRADO. Não mantenha pessoas sentadas numa reunião, quando apenas poucos minutos de discussão são relevantes para elas. Uma agenda deve ser elaborada prevendo essas contribuições.
9- Após tudo ser discutido, a reunião é encerrada
ERRADO. A reunião apenas está encerrada quando todos os participantes ou demais pessoas envolvidas recebem uma ata com os assuntos discutidos, os responsáveis pelas tarefas, prazos etc.
10- Vamos decidir: convoque uma reunião
ERRADO. Uma reunião nem sempre é necessária. É importante sempre avaliar isso.
11- Convoque uma reunião mesmo que você já tenha uma opinião formada e tomada sobre o assunto
ERRADO. Normalmente participamos de reuniões decisórias, durante as quais assuntos são debatidos e toma-se uma decisão durante a mesma. Se a reunião for informativa, avise a todos com antecedência.
12- O local não é importante e sim o que será discutido
ERRADO. A eficácia das reuniões é beneficiada quando elas são realizadas em ambientes apropriados, como em salas equipadas para reuniões, com acesso controlado e sem telefones para interrupções.
13- Permita que as secretárias transfiram ligações para o local da reunião
ERRADO. Se a sala tiver telefone, não permita a transferência ou chamadas durante a reunião. Caso receba uma ligação urgente, saia com discrição para atendê-la. Se estiver aguardando uma ligação importante que deve interromper a conversa, avise a todos antes de a reunião começar.
14- Deixe a secretária abrir a porta e anunciar para todos que alguém o chama
ERRADO. O correto é que ela lhe entregue um bilhete dizendo quem o chama e qual o assunto e aguardar a resposta com discrição.
15- As conversas em paralelo devem ser feitas com bastante discrição
ERRADO. Não deve haver conversas paralelas. Além de significar indelicadeza com quem está falando, cria uma reunião paralela e abre caminho para dispersões.
16- Uma agenda de convocação e uma ata no final apenas contribuem para mais papel e mais burocracia
ERRADO. Concisas e bem-feitas tornam-se instrumentos de acompanhamento e controle, dispensando avisos e follow-ups. Devem ser escrita de maneira objetiva, clara e sintética.
17- Vamos comer um sanduíche e continuar a reunião, pois não vai dar para almoçar hoje
ERRADO. Em primeiro lugar, isso significa que a reunião não seguiu o horário pré-determinado para começar e acabar. Caso seja extremamente necessário continuar as discussões, procure fazer uma pausa para almoçar, prosseguindo a reunião depois.
18- Se o diretor chamá-lo com urgência durante uma reunião, atenda imediatamente e diga a todos que já volta
ERRADO. Chefes, diretores e outros superiores devem respeitar o horário das suas reuniões, pois estamos considerando que elas são necessárias e estão sendo produtivas na definição de importantes assuntos da empresa. Caso seja extremamente importante que você saia, analise se não é o caso de dispensar os participantes em vez de fazê-los esperar muito tempo.
19- Reuniões não necessitam condução nem liderança
ERRADO. Liderança garante a boa condução da reunião. Ele coordena, modera, busca o consenso e busca os melhores resultados.
20- As reuniões na minha empresa são tão improdutivas que decidimos acabar com elas de vez
ERRADO. Se suas reuniões não estão sendo úteis, é importante rever a metodologia de condução, pois as reuniões têm valor para a administração das empresas na boa condução de seus negócios.
